Conditions générales d'utilisation et d'abonnement au service EASY-IA (SaaS, licence et API)

Préambule

Les présentes Conditions d'utilisation (les « Conditions ») régissent l'accès et l'utilisation du service EASY-IA, progiciel de gestion intégré (ERP) édité par IA'CHAIN, quelle que soit la formule choisie et le mode de déploiement retenu. Elles forment, avec la proforma ou le bon de commande accepté, la Politique de confidentialité, la Politique relative aux cookies, la Politique de sécurité de l'information et, le cas échéant, le Contrat de service marchand, l'intégralité de l'accord entre IA'CHAIN et le Client (le « Contrat »).

En cas de contradiction, la proforma ou le bon de commande signé prévaut sur les présentes Conditions, qui prévalent elles-mêmes sur les autres documents contractuels. Aucune condition générale ou particulière émanant du Client (conditions d'achat, charte fournisseur, bon de commande comportant des stipulations propres) ne peut être opposée à IA'CHAIN, sauf acceptation expresse et écrite.

Le Client reconnaît avoir pris connaissance des Conditions et de l'ensemble des documents contractuels avant toute commande, disposer des compétences nécessaires pour apprécier l'adéquation du Service à ses besoins, et contracter en qualité de professionnel pour les besoins de son activité.

1. Définitions

2. Objet et acceptation

Les Conditions ont pour objet de définir les modalités de mise à disposition du Service par IA'CHAIN et d'utilisation par le Client. Elles s'appliquent à toute commande, quel que soit le canal (site, espace client en libre-service, commercial, cabinet partenaire).

Le Client accepte les Conditions par l'un des actes suivants, chacun valant signature électronique au sens de l'Acte uniforme OHADA relatif au droit commercial général et de la loi ivoirienne n° 2013-546 relative aux transactions électroniques : la case cochée lors de la création du compte ou de la commande en ligne, la signature ou l'acceptation d'une proforma, le paiement d'une première facture, ou la première utilisation du Service par un Utilisateur du Client.

La personne physique qui accepte les Conditions déclare disposer du pouvoir d'engager le Client et en répond personnellement à défaut. Le Service est réservé aux professionnels ; les consommateurs au sens du droit de la consommation n'y ont pas accès. IA'CHAIN peut refuser toute commande, sans avoir à motiver sa décision, notamment en cas d'impayé antérieur, de risque de fraude ou d'incompatibilité du besoin exprimé avec le Service.

3. Création du compte, période d'essai et Formule F0 Freemium

3.1 Création du Tenant

Le Tenant est créé à l'issue du parcours d'inscription ou du provisionnement par IA'CHAIN. Le Client fournit des informations exactes et à jour (raison sociale, identifiants légaux, pays, adresse email de l'Administrateur) et les met à jour dans son profil entreprise. IA'CHAIN peut vérifier ces informations et refuser ou suspendre un compte manifestement inexact ou frauduleux. Le Client est seul responsable des conséquences d'informations inexactes ou périmées (factures non reçues, notifications non lues, relances, suspension).

3.2 Période d'essai

Lorsqu'une période d'essai est proposée, sa durée est indiquée lors de l'inscription (30 jours par défaut). L'essai est gratuit et sans engagement ; il donne accès au périmètre de la Formule choisie lors de l'inscription. À l'issue de l'essai, le Client souscrit la Formule de son choix, y compris la Formule F0 Freemium ; à défaut de souscription et de paiement, le Tenant est suspendu. Les données saisies pendant l'essai sont conservées 30 jours puis supprimées sans autre notification en l'absence de souscription. Le Service est fourni pendant l'essai sans aucune garantie ni engagement de niveau de service, et IA'CHAIN peut y mettre fin à tout moment.

3.3 Formule F0 Freemium

La Formule F0 Freemium est la Formule d'entrée d'EASY-IA. Elle est payante, à un prix modique fixé dans la grille tarifaire en vigueur, et donne accès à un périmètre de base de modules et de volumes adapté aux très petites entreprises. Sa particularité est d'inclure, sans supplément, un ensemble d'Options offertes — fonctionnalités, modules ou volumes qui sont facturés dans les autres Formules ou en Complément volumétrique. La liste des Options offertes figure dans la grille tarifaire et dans la proforma.

La Formule F0 Freemium est un abonnement à part entière : elle est soumise à l'ensemble des stipulations relatives au prix, à la facturation, au paiement, au renouvellement et aux impayés (article 5), à la Périodicité choisie par le Client (mensuelle au minimum) et aux règles de résiliation (article 12). Elle bénéficie du support standard et des niveaux de service de base ; les engagements renforcés de disponibilité et de délai de réponse de l'article 4.3 ne lui sont pas applicables, sauf mention contraire dans la grille tarifaire.

Les Options offertes constituent un avantage commercial et non un droit acquis : IA'CHAIN peut en modifier la composition ou y mettre fin moyennant un préavis de 60 jours avant la prochaine échéance. Le Client qui refuse cette modification peut résilier sans frais avant sa date d'effet ; à défaut, la poursuite de l'abonnement vaut acceptation. Les Options offertes ne sont ni cessibles, ni cumulables avec d'autres remises, ni convertibles en avoir ou en remboursement. En cas de montée vers une Formule supérieure, les Options offertes cessent et les fonctionnalités correspondantes sont facturées selon la grille de la nouvelle Formule.

Les volumes consommés au-delà de ceux inclus dans la Formule F0 Freemium, Options offertes comprises, relèvent des Compléments volumétriques de l'article 5.7.

4. Description du Service

4.1 Formules et modules

Le contenu de chaque Formule (modules inclus, nombre de modules activables, utilisateurs et stockage inclus, capacités des paliers, délai de mise en production, niveau de service) est décrit dans la grille tarifaire en vigueur et rappelé dans la proforma. Les modules non inclus dans la Formule peuvent être ajoutés comme extensions.

4.2 Modes de déploiement

• SaaS complet : le Service et les Données Client sont hébergés par IA'CHAIN ; le Client y accède par internet. C'est le mode par défaut.
• SaaS applicatif avec base de données Client : l'application est fournie par IA'CHAIN, la base de données est hébergée sur une infrastructure du Client, qui en assume la sécurité, la disponibilité et la sauvegarde. Une majoration tarifaire s'applique.
• Licence perpétuelle (Mode C) : le Client acquiert, par un paiement unique, un droit d'utilisation non exclusif et non cessible du logiciel installé sur son infrastructure. Les mises à jour (fonctionnelles, réglementaires et de sécurité) et le support font l'objet d'un contrat de maintenance annuel, obligatoire la première année et renouvelable par tacite reconduction, dont le prix est fixé à 20 % du prix de licence hors taxes par an, avec un minimum de 500.000 FCFA, révisable annuellement dans la limite de 5 %. À défaut de maintenance en cours de validité, le Client conserve l'usage de la version installée sans mise à jour ni support, à ses seuls risques, notamment quant à la conformité réglementaire et à la sécurité ; la reprise de la maintenance après interruption est subordonnée au paiement des périodes non couvertes ou d'un forfait de remise à niveau selon la grille en vigueur. En Mode C et en mode SaaS applicatif avec base de données Client, IA'CHAIN n'est responsable ni de l'infrastructure, ni de l'hébergement, ni de la sauvegarde, ni de la sécurité du réseau du Client, et ses obligations de disponibilité (article 4.3) ne s'appliquent pas. Les articles 5.2 à 5.6 relatifs à l'abonnement ne s'appliquent pas à la licence perpétuelle.

4.3 Niveaux de service

Pour les Formules F2 et supérieures en mode SaaS complet, IA'CHAIN vise une disponibilité mensuelle du Service de 99,5 %, mesurée par ses propres outils de supervision sur le mois civil, et un délai de première réponse du support conforme au niveau de service de la Formule (indiqué dans la grille tarifaire, par exemple 24 heures ouvrées en F2 et 4 heures ouvrées en F3). Cet objectif est une obligation de moyens. Sont exclus de la mesure : les maintenances planifiées (notifiées 48 heures à l'avance, ou sans préavis en cas d'urgence de sécurité), les incidents imputables au Client, à ses Utilisateurs, à son réseau, à ses équipements ou à ses paramétrages, les défaillances des opérateurs de télécommunications, des hébergeurs, des prestataires de paiement, des fournisseurs d'IA ou de tout tiers, les attaques informatiques, les fonctionnalités signalées comme bêta ou expérimentales, et les cas de force majeure.

Si la disponibilité mesurée est inférieure à l'objectif pendant deux mois consécutifs d'un même trimestre, le Client peut demander, par écrit et dans les 30 jours suivant la fin du trimestre, un avoir égal à 5 % du montant hors taxes de l'abonnement du trimestre concerné, imputable sur la prochaine facture et non remboursable en espèces. Cet avoir constitue la seule et unique compensation due au titre de la disponibilité, à l'exclusion de tout dommage-intérêt. Les Formules F0 et F1 et les périodes d'essai ne bénéficient d'aucun engagement de disponibilité.

4.4 Évolutions du Service

IA'CHAIN fait évoluer le Service en continu (nouvelles fonctionnalités, mises à jour réglementaires SYSCOHADA et fiscales, corrections). Les évolutions sont incluses dans l'abonnement. IA'CHAIN peut retirer une fonctionnalité secondaire moyennant un préavis raisonnable et, lorsque c'est possible, une solution de remplacement. Les paramètres fiscaux, sociaux et comptables fournis par pays (taux, seuils, barèmes, plans de comptes, liasses, modèles d'états) le sont à titre purement indicatif, sans garantie d'exactitude, d'exhaustivité ni d'actualité : ils ne constituent ni un conseil fiscal, juridique ou comptable, ni une prise de position d'IA'CHAIN. Le Client demeure seul responsable de leur vérification, de leur adaptation à sa situation et de la conformité de ses déclarations, états financiers et bulletins de paie, ainsi que du respect des délais légaux, et fait appel à ses propres conseils. IA'CHAIN ne garantit pas que les mises à jour réglementaires seront disponibles avant leur date d'entrée en vigueur.

5. Prix, commande, facturation et paiement

5.1 Prix

Les prix sont ceux de la grille tarifaire en vigueur à la date de la commande, exprimés en francs CFA (XOF) hors taxes, sauf mention contraire. La TVA et toute taxe applicable dans le pays du Client s'ajoutent au taux en vigueur. Le prix mensuel effectif tient compte du Palier, du Mode de déploiement, des remises accordées (offre fondateur, migration, partenariat) et des gratuités éventuellement consenties pour une durée définie.

Le prix effectif d'un abonnement est garanti pendant la période d'engagement en cours. IA'CHAIN peut réviser sa grille tarifaire avec un préavis de 30 jours avant le renouvellement ; le Client qui refuse la révision peut résilier avant la date d'effet, la résiliation prenant effet à l'échéance en cours sans remboursement des sommes versées. Toute taxe, retenue à la source ou frais bancaire ou de transfert prélevé dans le pays du Client est à la charge du Client, qui verse à IA'CHAIN le montant net facturé ; le cas échéant, le Client fournit les attestations de retenue nécessaires.

5.2 Cycle de commande

Toute souscription, montée ou descente de Formule, renouvellement ou ajout de complément donne lieu à une commande suivant le cycle : commande → proforma → validation par IA'CHAIN (lorsqu'elle est requise) → paiement → facture et reçu → activation. La proforma est valable 15 jours ; passé ce délai sans paiement, la commande expire et doit être renouvelée. L'activation intervient dès confirmation du paiement, dans le délai de mise en production propre à la Formule.

5.3 Facturation et périodicité

L'abonnement est facturé d'avance selon la Périodicité choisie. La facture est adressée par voie électronique à l'Administrateur et disponible dans l'espace client ; le Client accepte la facture électronique. Un reçu est émis pour chaque paiement encaissé. Lorsque la réglementation l'impose (facturation normalisée électronique), IA'CHAIN transmet les factures aux plateformes fiscales concernées. Toute contestation d'une facture doit être notifiée par écrit, motivée, dans les 15 jours de son émission ; à défaut, la facture est réputée acceptée. Une contestation ne suspend pas l'obligation de payer la partie non contestée.

5.4 Modes de paiement

Le Client règle par mobile money (Orange Money, MTN MoMo, Wave, Moov…), carte bancaire, virement ou prélèvement, selon les modes disponibles dans son pays et proposés par nos prestataires de paiement. Les frais de transaction éventuels sont indiqués avant validation. Un paiement n'est réputé effectué qu'à sa confirmation par le prestataire ; un paiement échoué, rejeté, contesté ou remboursé par le prestataire ne libère pas le Client, et les frais correspondants lui sont refacturés. IA'CHAIN n'est pas responsable des dysfonctionnements, retards, plafonds ou frais des prestataires de paiement et des opérateurs mobile money, qui relèvent de la relation entre le Client et ces prestataires. Sauf stipulation contraire des Conditions, les sommes versées sont définitivement acquises à IA'CHAIN et ne donnent lieu à aucun remboursement, y compris en cas de non-utilisation du Service, de résiliation anticipée ou de descente de Formule.

Le Client peut alimenter un Compte prépayé ; les factures sont alors débitées automatiquement du solde disponible, et le Client est notifié lorsque le solde devient insuffisant pour couvrir la prochaine échéance. Le Compte prépayé ne porte pas intérêt ; son solde est utilisable exclusivement pour le paiement du Service et n'est pas remboursable, sauf à la fin du Contrat et sur demande écrite, déduction faite de toute somme due à IA'CHAIN. IA'CHAIN peut compenser de plein droit toute somme due par le Client avec le solde du Compte prépayé.

5.5 Renouvellement

À l'échéance, l'abonnement se renouvelle tacitement pour une durée identique, sauf résiliation notifiée au moins 30 jours avant l'échéance (article 12). IA'CHAIN adresse un rappel d'échéance 15 jours avant la date de renouvellement. Les renouvellements sont validés automatiquement et facturés aux conditions en vigueur.

5.6 Retard de paiement, relances et suspension

Toute facture impayée à son échéance fait l'objet de relances automatiques (J+3 rappel, J+10 mise en demeure, J+20 préavis de suspension). À défaut de paiement 30 jours après l'échéance, IA'CHAIN peut placer le Tenant en mode consultation (lecture seule) après notification : le Client conserve l'accès en lecture à ses données et peut les exporter, mais la saisie, la modification, la suppression et l'import de données sont désactivés. Cette suspension n'ouvre droit à aucune indemnité ni ne dispense le Client du paiement de l'abonnement pendant sa durée ; les données sont conservées. À défaut de régularisation 60 jours après l'échéance, l'abonnement est réputé expiré et l'article 12.4 s'applique. Des pénalités de retard au taux de 10 % par mois, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 200 000 FCFA, sont exigibles de plein droit. La réactivation après suspension intervient dans les 24 heures ouvrées suivant le règlement intégral des sommes dues, pénalités et frais compris ; IA'CHAIN peut subordonner la réactivation au règlement d'avance de la période suivante ou à la constitution d'un dépôt de garantie. Les frais de recouvrement engagés (avocat, huissier, procédure) sont à la charge du Client. IA'CHAIN peut également recourir à la procédure d'injonction de payer prévue par l'Acte uniforme OHADA relatif aux procédures simplifiées de recouvrement.

5.7 Compléments volumétriques et dépassements

Les volumes consommés (utilisateurs actifs, stockage, documents, employés, SKU, points de vente, factures normalisées…) sont mesurés chaque mois. Un dépassement des limites de la Formule est notifié à l'Administrateur ; il peut être régularisé par la souscription d'un Complément volumétrique ou d'une Formule supérieure. À défaut de régularisation dans les 30 jours, le complément correspondant est facturé de plein droit au tarif en vigueur à la prochaine échéance, et IA'CHAIN peut limiter techniquement les volumes excédentaires (blocage de création, lecture seule) jusqu'à régularisation. Les mesures de volume effectuées par le Service font foi entre les parties. Le stockage au-delà de l'inclus est facturé par tranche de 10 Go entamée.

5.8 Montée et descente de Formule

Une montée de Formule ou de Palier prend effet immédiatement ; le prorata restant de la période en cours est facturé ou imputé sur le Compte prépayé. Une descente de Formule prend effet à la prochaine échéance ; le Client s'assure au préalable que ses volumes et modules sont compatibles avec la Formule cible.

6. Obligations du Client et usages interdits

Le Client s'engage à :

• utiliser le Service conformément à sa destination, aux Conditions et aux lois applicables, notamment fiscales, comptables, sociales et de protection des données ;
• garantir la confidentialité des identifiants de ses Utilisateurs, attribuer un identifiant personnel à chaque personne (aucun compte partagé), retirer sans délai les accès des personnes ayant quitté ses effectifs, et informer IA'CHAIN de toute utilisation non autorisée ;
• obtenir les consentements et autorisations nécessaires pour les données de tiers (salariés, clients, fournisseurs) qu'il saisit dans le Tenant, et n'y saisir aucune donnée sensible sans y être légalement autorisé ;
• vérifier l'exactitude des données saisies, des paramètres fiscaux appliqués et des résultats produits par le Service, y compris les contenus générés par l'intelligence artificielle, avant tout usage déclaratif, contractuel ou de gestion ;
• maintenir à jour ses informations de facturation et ses coordonnées ;
• conserver ses propres copies de sauvegarde des Données Client par des exports réguliers, notamment avant toute opération sensible (clôture, migration, changement de Formule, résiliation), le Service n'étant pas un service d'archivage à valeur probante ;
• mettre en œuvre sur ses propres équipements, réseaux et navigateurs des mesures de sécurité adaptées (antivirus, mises à jour, connexion sécurisée) et former ses Utilisateurs.

Le Client répond de tous les actes accomplis dans son Tenant au moyen des identifiants de ses Utilisateurs, y compris en cas d'usage non autorisé résultant d'un défaut de protection de ces identifiants, jusqu'à la notification écrite de cet usage à IA'CHAIN.

Il est interdit de :

• accéder ou tenter d'accéder aux données d'un autre Client, contourner les mesures de sécurité, effectuer des tests d'intrusion sans accord écrit d'IA'CHAIN ;
• revendre, sous-licencier, louer ou mettre le Service à disposition de tiers, sauf dans le cadre d'un partenariat cabinet formalisé ;
• décompiler, désassembler, extraire le code ou les modèles de données, ou développer un service concurrent à partir du Service ;
• utiliser des robots ou scripts sollicitant le Service au-delà des limites d'usage raisonnable ou des quotas d'API ;
• utiliser le Service pour des activités illicites, frauduleuses ou contraires aux règles de lutte contre le blanchiment ;
• utiliser les fonctions d'IA pour générer des contenus trompeurs ou pour tenter d'extraire les instructions ou les données d'autres utilisateurs.

En cas de manquement ou de suspicion sérieuse de manquement, IA'CHAIN peut suspendre immédiatement tout ou partie du Service, sans préavis ni indemnité, et en informer le Client dans les meilleurs délais, sans préjudice de la résiliation prévue à l'article 12.5 et de toute action en réparation. La suspension ne suspend pas l'exigibilité de l'abonnement. Le Client garantit IA'CHAIN contre toute réclamation, condamnation ou frais résultant de son usage du Service ou de celui de ses Utilisateurs.

7. Données Client

7.1 Propriété

Les Données Client demeurent la propriété exclusive du Client. IA'CHAIN ne les utilise que pour fournir le Service, en assurer la sécurité et respecter ses obligations légales, et n'acquiert aucun droit sur elles. Le Client concède à IA'CHAIN, pour la durée du Contrat et du délai de réversibilité, une licence non exclusive et gratuite d'hébergement, de reproduction, d'adaptation technique et de traitement des Données Client aux seules fins de fourniture, de sécurisation, de support et d'amélioration du Service. IA'CHAIN peut produire, conserver et exploiter sans limitation de durée des données statistiques agrégées et anonymisées ne permettant pas d'identifier le Client, ses Utilisateurs ou les personnes concernées.

IA'CHAIN n'a pas l'obligation de contrôler les Données Client et n'en connaît pas le contenu ; elle n'est pas responsable de leur licéité, de leur exactitude, de leur intégrité à la saisie ni de leur adéquation aux obligations légales du Client.

7.2 Protection des données personnelles

Pour les données personnelles contenues dans les Données Client, le Client est responsable de traitement et IA'CHAIN sous-traitant. Les obligations respectives des parties (instructions, sécurité, sous-traitants ultérieurs, assistance, notification des violations, restitution) sont décrites dans l'Accord de traitement des données figurant en Annexe 1, qui fait partie intégrante du Contrat. Pour ses propres traitements (comptes, facturation, prospection), IA'CHAIN agit en responsable de traitement conformément à sa Politique de confidentialité.

7.3 Sauvegardes

En mode SaaS complet, IA'CHAIN effectue des sauvegardes régulières des Données Client (en principe quotidiennes, conservées 30 jours, sur un site distinct) et met en œuvre un plan de reprise d'activité (objectifs indicatifs : RPO 24 h, RTO 8 h ; valeurs renforcées pour la Formule F3). Ces sauvegardes sont réalisées pour les besoins de continuité de la plateforme, au titre d'une obligation de moyens ; elles ne constituent pas un service d'archivage ni une garantie de restauration ponctuelle à la demande du Client, laquelle peut être facturée. La perte de données saisies entre deux sauvegardes ne peut donner lieu à indemnisation. Le Client demeure tenu de réaliser ses propres exports conformément à l'article 6. En mode SaaS applicatif avec base de données Client et en Mode C, la sauvegarde relève exclusivement du Client.

7.4 Réversibilité et restitution

À tout moment pendant le Contrat, l'Administrateur peut exporter les Données Client depuis l'application dans des formats standards (CSV, Excel, PDF ; états financiers et liasses aux formats requis). À la fin du Contrat, quelle qu'en soit la cause, le Client dispose de 30 jours pour procéder à ces exports, sous réserve du paiement de toutes les sommes dues ; IA'CHAIN peut fournir, sur devis, une assistance à la migration ou une prolongation du délai. À l'issue de ce délai, IA'CHAIN est libre de supprimer les Données Client sans autre notification et sans que sa responsabilité puisse être recherchée ; elles sont supprimées des systèmes de production, puis des sauvegardes selon leur cycle de rotation, sous réserve des données qu'IA'CHAIN doit conserver en vertu de la loi (pièces de facturation) et des empreintes ancrées sur EASY-IA Chain, qui ne contiennent aucune donnée lisible.

7.5 Archivage

Le Service applique une politique d'archivage par zones (zone chaude puis zone froide) paramétrable par le Client dans les limites de sa Formule. Les documents archivés en zone froide restent consultables avec un délai de restitution pouvant atteindre 24 heures.

8. Propriété intellectuelle

Le Service, son code, ses interfaces, ses bases de paramétrage (plans de comptes, liasses, règles fiscales par pays), sa documentation, ses marques et ses logos sont la propriété exclusive d'IA'CHAIN ou de ses concédants et sont protégés par l'Annexe VII de l'Accord de Bangui (OAPI) et les conventions internationales. Les Conditions n'emportent aucune cession de droits ; le Client bénéficie d'un droit d'accès et d'utilisation personnel, non exclusif, non cessible et non transférable, limité à la durée du Contrat et à ses besoins internes.

Le Service intègre des composants sous licence libre, listés dans le document « Licences des composants tiers », dont les termes s'appliquent aux composants concernés. Le Client autorise IA'CHAIN à citer son nom et son logo comme référence commerciale, sauf opposition notifiée par écrit.

Toute suggestion ou retour du Client sur le Service peut être librement utilisé par IA'CHAIN sans contrepartie, ainsi que tout paramétrage, modèle ou développement réalisé par IA'CHAIN pour le Client, qui demeure la propriété d'IA'CHAIN et peut être réutilisé pour d'autres clients, à l'exclusion des Données Client. En Mode C, IA'CHAIN peut, moyennant un préavis de 15 jours, vérifier sur pièces ou sur site la conformité de l'utilisation de la licence (nombre d'utilisateurs, entités, sites) ; tout dépassement est facturé au tarif en vigueur majoré de 50 %. Toute atteinte aux droits d'IA'CHAIN entraîne la résiliation immédiate du Contrat, sans préjudice de dommages-intérêts.

9. Fonctions d'intelligence artificielle

Le Service propose des fonctions assistées par des modèles d'intelligence artificielle fournis par des tiers (lecture automatique de factures, rédaction de notes annexes, analyse financière, assistant de questions comptables, commentaires des simulateurs). Le Client reconnaît et accepte que :

• ces fonctions produisent des propositions et des premiers jets, susceptibles d'erreurs, d'omissions, d'approximations ou d'incohérences, qui doivent être relus et validés par une personne compétente avant tout usage ; IA'CHAIN ne garantit ni l'exactitude, ni l'exhaustivité, ni la conformité, ni le caractère approprié des contenus générés, et décline toute responsabilité au titre de leur utilisation, des décisions prises sur leur fondement et des déclarations qui en résultent ;
• l'assistant comptable ne laisse jamais l'IA effectuer un calcul : les montants affichés sont calculés par le Service à partir des Données Client ;
• les extraits nécessaires à chaque fonction sont transmis aux fournisseurs d'IA dans les conditions de la Politique de confidentialité ; l'Administrateur peut désactiver les fonctions d'IA pour son Tenant ;
• l'usage des fonctions d'IA consomme des Crédits IA. Chaque Formule inclut un volume de Crédits IA par mois ; au-delà, des Crédits supplémentaires peuvent être achetés ou les fonctions sont mises en pause jusqu'au cycle suivant. La consommation est consultable dans l'espace client ;
• IA'CHAIN peut changer de fournisseur ou de modèle d'IA, restreindre, suspendre ou supprimer tout ou partie des fonctions d'IA, à tout moment et sans indemnité, notamment en cas d'indisponibilité, de changement de conditions ou de tarif d'un fournisseur, de risque de sécurité ou d'évolution réglementaire, sans que cela constitue une modification substantielle du Service ;
• les Crédits IA sont attachés au Tenant, non cessibles, non remboursables et périmés à la fin de chaque période s'ils sont inclus dans la Formule ; les Crédits achetés sont valables 12 mois ;
• le Client s'interdit d'utiliser les fonctions d'IA pour traiter des données qu'il n'est pas autorisé à transmettre à des tiers, et garantit IA'CHAIN à ce titre.

10. Disponibilité, maintenance et support

IA'CHAIN s'efforce d'assurer un accès continu au Service, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, sous réserve des maintenances planifiées, réalisées de préférence en dehors des heures ouvrées d'Abidjan (UTC) et notifiées à l'avance, et des maintenances correctives urgentes. Le Client est informé des incidents majeurs par email ou message dans l'application.

Le support est accessible aux Administrateurs et Utilisateurs autorisés par le portail de tickets, par email support@easyia-erp.com et, selon la Formule, par téléphone ou WhatsApp, aux heures ouvrées (lundi–vendredi, 8 h–18 h, heure d'Abidjan). Le support couvre l'utilisation du Service et la correction de ses anomalies ; il ne couvre pas la formation, le paramétrage sur mesure, la reprise ou la correction de données, les développements spécifiques, l'assistance aux Utilisateurs finaux du Client ni le conseil comptable, fiscal, social ou juridique, qui peuvent faire l'objet de prestations distinctes facturées selon la grille en vigueur. Les délais de réponse et de résolution sont des objectifs et non des engagements de résultat ; IA'CHAIN ne garantit pas la correction de toute anomalie dans un délai déterminé.

Le Client désigne un Administrateur comme interlocuteur principal du support et lui donne accès aux informations nécessaires au diagnostic ; il accepte qu'IA'CHAIN accède à son Tenant, sur sa demande ou avec son accord, pour les besoins du support, dans le respect de la confidentialité.

11. Responsabilité et garanties

11.1 Obligations d'IA'CHAIN

IA'CHAIN est tenue, pour l'ensemble de ses obligations, y compris en matière de sécurité, de confidentialité et d'isolation des Données Client, d'une obligation de moyens : elle met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles raisonnables décrites dans sa Politique de sécurité de l'information, conformes aux pratiques du secteur, sans garantir l'absence de toute faille, intrusion ou perte, le Client reconnaissant qu'aucun système n'offre une sécurité absolue. Le Service est fourni « en l'état » et « selon disponibilité », sans autre garantie que celles expressément stipulées, à l'exclusion notamment de toute garantie d'adéquation à un besoin particulier, de conformité à une réglementation donnée, d'absence d'erreur ou de fonctionnement ininterrompu.

11.2 Limitations

IA'CHAIN n'est pas responsable : des dommages résultant d'une utilisation non conforme du Service, d'une saisie erronée, d'un paramétrage inadéquat, d'un défaut de relecture des contenus générés ou d'un défaut d'export par le Client ; des décisions de gestion, déclarations fiscales, sociales ou comptables, redressements, pénalités ou majorations établis ou encourus au moyen ou à l'occasion du Service ; des indisponibilités, défaillances ou changements de conditions des réseaux, opérateurs de télécommunications, hébergeurs, prestataires de paiement, plateformes fiscales ou fournisseurs d'IA ; des accès frauduleux résultant d'une négligence du Client ou de ses Utilisateurs ; des pertes de données imputables au Client, notamment en mode SaaS applicatif avec base de données Client ou en Mode C ; des logiciels, matériels ou services tiers utilisés avec le Service ; ni de tout dommage indirect ou immatériel, tel que perte de chiffre d'affaires, de bénéfice, de contrat, de clientèle, d'image, de chance, surcoût, ou perte de données, et ce même si IA'CHAIN a été informée de la possibilité de tels dommages.

En toute hypothèse, et sous réserve des dispositions d'ordre public, la responsabilité totale et cumulée d'IA'CHAIN au titre du Contrat, quel qu'en soit le fondement, est limitée, tous préjudices et toutes réclamations confondus, au plus faible des deux montants suivants : le montant hors taxes effectivement payé par le Client au titre de l'abonnement au cours des six (6) mois précédant le fait générateur, ou 5 000 000 FCFA. Cette limitation s'applique également aux obligations d'IA'CHAIN au titre de l'Annexe 1. Le Client ne peut engager la responsabilité d'IA'CHAIN qu'à condition de l'avoir mise en demeure par écrit dans les 30 jours suivant la connaissance du fait générateur, et d'avoir engagé toute action dans les douze (12) mois suivant ce fait, à peine de forclusion.

11.3 Responsabilité du Client

Le Client est responsable de l'usage du Service par ses Utilisateurs et par toute personne accédant à son Tenant, de la licéité, de l'exactitude et de la sauvegarde des Données Client, de ses obligations légales, fiscales, sociales et comptables, et de la sécurité de ses propres équipements et accès. Il garantit et indemnise IA'CHAIN, ses dirigeants, salariés et sous-traitants contre toute réclamation, action, condamnation, amende, frais (y compris d'avocat) émanant d'un tiers ou d'une autorité et liée aux Données Client, à son usage du Service, à un manquement aux Conditions ou à la loi, ou aux contenus générés par l'IA qu'il aurait utilisés.

11.4 Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement dû à un cas de force majeure au sens de l'article 1148 du Code civil applicable en Côte d'Ivoire et de la jurisprudence, incluant notamment les coupures généralisées d'électricité ou d'internet, l'indisponibilité prolongée des opérateurs mobile money, les décisions gouvernementales, les restrictions d'accès à internet ou aux services étrangers, les troubles civils, les épidémies, les cyberattaques, la défaillance ou la cessation d'activité d'un fournisseur essentiel (hébergeur, fournisseur d'IA, prestataire de paiement) et tout événement échappant au contrôle raisonnable de la partie concernée. Les obligations de la partie empêchée sont suspendues pendant la durée de l'événement, sans indemnité. Si le cas de force majeure dure plus de 60 jours, chaque partie peut résilier le Contrat sans indemnité.

12. Durée, résiliation et conséquences

12.1 Durée

Le Contrat entre en vigueur à l'activation du Tenant et se poursuit pour la durée d'engagement de la Formule souscrite (par défaut égale à la Périodicité ; certaines Formules ou remises impliquent un engagement minimal indiqué dans la proforma), renouvelable tacitement dans les conditions de l'article 5.5.

12.2 Résiliation par le Client

Le Client peut résilier son abonnement à tout moment, directement depuis son espace client (résiliation programmée) ou par email à l'adresse de contact. La résiliation prend effet à la fin de la période payée en cours : le Client conserve l'accès jusqu'à cette échéance, après quoi l'abonnement n'est pas renouvelé et l'article 12.6 s'applique. Tant que l'échéance n'est pas atteinte, le Client peut annuler sa résiliation depuis son espace. Les sommes versées d'avance ne sont pas remboursées et les sommes dues au titre d'une période d'engagement minimale restent exigibles, sauf résiliation consécutive à un manquement grave d'IA'CHAIN non réparé dans les 30 jours suivant une mise en demeure, auquel cas seul le prorata de la période non consommée est remboursé.

12.3 Résiliation par IA'CHAIN pour convenance

IA'CHAIN peut résilier le Contrat, sans motif, moyennant un préavis de 60 jours notifié par écrit, ou mettre fin à une Formule, à un Module ou à un Mode de déploiement moyennant le même préavis en proposant, lorsque c'est possible, une solution de remplacement. Dans ce cas, le prorata des sommes versées d'avance pour la période postérieure à la date d'effet est remboursé ou imputé, à l'exclusion de toute autre indemnité.

12.4 Expiration pour défaut de paiement

L'abonnement non régularisé dans les délais de l'article 5.6 expire de plein droit, sans formalité judiciaire. Le Tenant, préalablement placé en mode consultation (lecture seule), voit ensuite ses accès traités selon l'article 12.6, le délai de réversibilité courant à compter de l'expiration. Le Client peut consulter et exporter ses données pendant la période de récupération, sans que cette faculté ne vaille renonciation d'IA'CHAIN au recouvrement des sommes dues.

12.5 Résiliation pour manquement

Chaque partie peut résilier le Contrat de plein droit, par notification écrite, en cas de manquement grave de l'autre partie non réparé dans les 30 jours suivant une mise en demeure, ou immédiatement en cas de manquement non réparable (fraude, atteinte à la sécurité, violation des articles 6 ou 8). IA'CHAIN peut également résilier en cas de cessation d'activité, de liquidation, d'ouverture d'une procédure collective ou de changement de contrôle du Client au profit d'un concurrent d'IA'CHAIN, dans les limites de l'Acte uniforme OHADA portant organisation des procédures collectives d'apurement du passif. La résiliation pour manquement du Client rend immédiatement exigibles toutes les sommes dues jusqu'au terme de la période d'engagement en cours, à titre d'indemnité forfaitaire minimale.

12.6 Conséquences

À compter de la fin du Contrat (résiliation par le Client ou par IA'CHAIN, ou expiration pour défaut de paiement), le Tenant bascule en mode consultation (lecture seule) pendant une période de récupération de 60 jours : le Client peut consulter et exporter l'intégralité de ses données, mais ne peut plus les modifier, en créer ni en importer. À l'issue de cette période, les accès sont fermés ; les données sont archivées puis conservées pendant les durées légales applicables, notamment comptables et fiscales (article 7.5), avant suppression définitive, sauf réactivation du compte entre-temps. Les sommes dues deviennent immédiatement exigibles. Les articles 6 (garantie du Client), 7.1 (statistiques anonymisées), 7.4 (réversibilité), 7.5 (archivage), 8 (propriété intellectuelle), 9 (IA), 11 (responsabilité), 13 (confidentialité) et 15 (dispositions générales) demeurent en vigueur. Les licences perpétuelles (Mode C) survivent à la fin du contrat de maintenance.

13. Confidentialité

Chaque partie s'engage à garder confidentielles les informations de l'autre partie qu'elle reçoit dans le cadre du Contrat (conditions financières, documentation technique, Données Client, informations commerciales), à ne les utiliser que pour l'exécution du Contrat et à ne les communiquer qu'à ses collaborateurs et sous-traitants ayant besoin d'en connaître et tenus d'une obligation équivalente. Cet engagement survit 5 ans à la fin du Contrat ; il ne s'applique pas aux informations publiques, déjà connues du destinataire, développées indépendamment ou dont la communication est exigée par une autorité.

14. Modification des Conditions

IA'CHAIN peut modifier les Conditions pour tenir compte des évolutions du Service, de ses prestataires ou de la réglementation. Les nouvelles Conditions sont notifiées à l'Administrateur au moins 15 jours avant leur entrée en vigueur par email ou message dans l'application ; les modifications imposées par la loi, la réglementation ou un impératif de sécurité peuvent prendre effet immédiatement. Le Client qui refuse une modification substantielle défavorable peut résilier avant la date d'effet, avec effet à l'échéance en cours ; à défaut, la poursuite de l'utilisation vaut acceptation. Les versions successives, datées, sont conservées par IA'CHAIN et communiquées sur demande.

15. Dispositions générales

15.1 Droit applicable et règlement des litiges

Le Contrat est régi par le droit de la République de Côte d'Ivoire et par les Actes uniformes de l'OHADA. En cas de différend relatif à la formation, l'interprétation, l'exécution ou la fin du Contrat, les parties recherchent d'abord une solution amiable pendant trente (30) jours à compter de la notification écrite du différend par la partie la plus diligente, le cas échéant par médiation conformément à l'Acte uniforme OHADA relatif à la médiation.

À défaut d'accord dans ce délai :

• lorsque le Client a son siège en Côte d'Ivoire, le différend est soumis à la compétence exclusive du Tribunal de commerce d'Abidjan, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie ;
• lorsque le Client a son siège hors de Côte d'Ivoire, le différend est tranché définitivement par arbitrage sous l'égide de la Cour Commune de Justice et d'Arbitrage (CCJA) de l'OHADA, conformément à son Règlement d'arbitrage, par un arbitre unique, le siège de l'arbitrage étant fixé à Abidjan et la langue de la procédure étant le français.

Les mesures conservatoires et les procédures de recouvrement simplifié (injonction de payer) prévues par l'Acte uniforme OHADA portant organisation des procédures simplifiées de recouvrement et des voies d'exécution restent accessibles à IA'CHAIN devant toute juridiction compétente, sans que cela vaille renonciation à la clause ci-dessus.

15.2 Notifications

Les notifications sont valablement faites par email aux adresses de l'Administrateur et de contact@easyia-erp.com, ou par message dans l'application, et par lettre recommandée pour les mises en demeure et résiliations pour manquement.

15.3 Cession et sous-traitance

Le Client ne peut céder le Contrat sans l'accord écrit d'IA'CHAIN. IA'CHAIN peut librement céder ou transférer le Contrat à toute société de son groupe ou à toute entité qui lui succède dans l'exploitation du Service, en le notifiant au Client, et peut sous-traiter tout ou partie de ses prestations sous sa responsabilité.

15.4 Non-sollicitation

Pendant la durée du Contrat et douze (12) mois après sa fin, le Client s'interdit d'embaucher ou de faire travailler, directement ou indirectement, tout salarié ou prestataire d'IA'CHAIN ayant participé à l'exécution du Contrat, sauf accord écrit ; à défaut, il versera à IA'CHAIN une indemnité égale à douze (12) mois de la rémunération brute de la personne concernée.

15.5 Preuve et communications électroniques

Les journaux, enregistrements, horodatages et empreintes des systèmes d'IA'CHAIN, y compris celles ancrées sur EASY-IA Chain, font foi entre les parties des opérations réalisées, des acceptations et des notifications, sauf preuve contraire écrite. Le Client accepte que les communications contractuelles lui soient adressées par voie électronique.

15.6 Divers

Si une stipulation des Conditions est jugée nulle ou inapplicable, les autres demeurent en vigueur. Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation. Les Conditions sont rédigées en français ; toute traduction n'a qu'une valeur informative. Les Conditions constituent l'intégralité de l'accord entre les parties et remplacent tout accord, proposition ou échange antérieur ayant le même objet.

15.7 Contact

IA'CHAIN — EASY-IA ERP — Riviera Ephrata, Abidjan, Côte d'Ivoire — contact@easyia-erp.com — +225 27 22 25 19 82 / 01 03 26 26 62.

Annexe 1 — Accord de traitement des données personnelles

Le présent accord précise les conditions dans lesquelles IA'CHAIN (le « Sous-traitant ») traite, pour le compte du Client (le « Responsable de traitement »), les données à caractère personnel contenues dans les Données Client, conformément à la loi ivoirienne n° 2013-450, à l'Acte additionnel CEDEAO A/SA.1/01/10 et, le cas échéant, à l'article 28 du RGPD.

A. Description du traitement

B. Obligations du Sous-traitant

• ne traiter les données que sur instruction documentée du Client, y compris pour les transferts hors du pays, sauf obligation légale — auquel cas il en informe le Client avant le traitement, sauf interdiction ;
• garantir la confidentialité des personnes autorisées à traiter les données et limiter l'accès au besoin d'en connaître ;
• mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites dans la Politique de sécurité de l'information : isolation des Tenants, contrôle d'accès par rôle, chiffrement, journalisation, sauvegardes, plan de reprise ;
• ne recruter un sous-traitant ultérieur (hébergeur, fournisseur d'IA, service d'email, prestataire de paiement) qu'en lui imposant des obligations équivalentes ; la liste des sous-traitants ultérieurs figure dans la Politique de confidentialité ; le Client est informé de tout ajout ou remplacement avec un préavis de 30 jours et peut s'y opposer pour motif légitime, auquel cas les parties recherchent une solution, à défaut de quoi le Client peut résilier ;
• assister le Client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, pour répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées, et lui transmettre sans délai toute demande reçue directement ;
• assister le Client pour le respect de ses obligations de sécurité, d'analyse d'impact et de consultation préalable de l'autorité de contrôle ;
• notifier au Client toute violation de données à caractère personnel affectant les Données Client sans délai injustifié et au plus tard 72 heures après en avoir eu connaissance, en lui fournissant les informations dont il dispose ; cette notification ne vaut pas reconnaissance de responsabilité ;
• à la fin du Contrat, permettre l'export des données puis les supprimer dans les conditions de l'article 7.4, et certifier la suppression sur demande ;
• mettre à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations. Le Client peut demander un audit au plus une fois tous les vingt-quatre (24) mois, moyennant un préavis écrit de 30 jours, aux heures ouvrées, pour une durée maximale de deux jours, par un auditeur indépendant agréé par IA'CHAIN et tenu à la confidentialité, aux frais exclusifs du Client, sans accès aux données d'autres clients ni aux systèmes de production ; IA'CHAIN peut satisfaire à cette demande par la remise d'un rapport d'audit ou d'une certification de moins de douze mois ;
• toute instruction du Client excédant les prestations du Service (extraction spécifique, assistance à une analyse d'impact, réponse à une demande de personne concernée complexe) est facturée au temps passé selon la grille en vigueur.

C. Obligations du Responsable de traitement

Le Client garantit qu'il dispose d'une base légale pour les traitements qu'il effectue au moyen du Service, qu'il a informé les personnes concernées, qu'il a accompli les formalités requises auprès de son autorité de contrôle, et qu'il donne à IA'CHAIN des instructions conformes à la loi. Il paramètre les droits d'accès de ses Utilisateurs et est responsable de l'exactitude des données saisies.

D. Responsabilité

La responsabilité d'IA'CHAIN au titre du présent accord est soumise aux exclusions et au plafond de l'article 11 des Conditions. Le Client demeure seul responsable à l'égard des personnes concernées et des autorités des traitements qu'il effectue au moyen du Service, et garantit IA'CHAIN contre toute réclamation ou sanction résultant d'un manquement à ses propres obligations de responsable de traitement.

E. Transferts

Les données peuvent être hébergées et traitées dans les pays indiqués dans la Politique de confidentialité. Tout transfert vers un pays n'assurant pas un niveau de protection adéquat est encadré par des garanties appropriées (clauses contractuelles, autorisation de l'autorité compétente). Le Client autorise expressément les transferts nécessaires aux fonctions d'IA qu'il choisit d'activer.